Funktionen und Aufgaben in unserem Verein

Vorstand

Jeder Verein, ob eingetragen oder nicht, hat die Pflicht, mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen. Diese führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen gerichtlich wie außergerichtlich. Die meisten Vereine stellen ihren Vorstand mindestens aus einem ersten und einem stellvertretenden Vorsitzenden sowie einem Kassenwart zusammen.

Zu den ersten Aufgaben des Vereinsvorstands gehört die Eintragung des Vereins in das Vereinsregister und die Eröffnung eines vereinseigenen Bankkontos. Alle weiteren Aufgaben ergeben sich danach aus den jeweiligen Vereinszielen und der Vereinssatzung. Grundsätzlich gehört zu den Tätigkeiten des Vorstands jedoch:

  • die Anmietung von Vereinsräumen,
  • das Abschließen von Verträgen,
  • die Einberufung der Mitgliederversammlung
  • und die Festlegung von sportlichen, wirtschaftlichen und sozialen Richtlinien.

Der Vereinsvorstand lenkt nicht nur die Geschicke des Vereins – er ist oftmals auch verantwortlich, wenn etwas schiefläuft. Dementsprechend muss der Vereinsvorstand mitunter auch Haftung übernehmen und sich gegen Haftungsrisiken absichern.

Bei der TG07-Eberstadt e.V. sind Vorstandsmitglieder aber auch Mitarbeiter durch eine D&O-Versicherung geschützt.

1. Vorsitzende(r)

Die Aufgaben des 1. Vereinsvorsitzenden sind sowohl repräsentativer als auch organisatorischer Natur. Vorsitzende führen, kontrollieren und optimieren die Vereinsarbeit der Mitglieder und delegieren Aufgaben, um die Ziele des Vereins zweckgebunden zu erfüllen.

In erster Linie ist der Vorsitzende dementsprechend dafür verantwortlich:

  • die Befolgung der Vereinssatzung zu gewährleisten,
  • den Verein nach innen und außen zu repräsentieren
  • und zwischen Vereinsmitgliedern und der Öffentlichkeit sowie zwischen Verein und Verbänden/Dachorganisationen zu vermitteln.

Vereinsintern haben Vorsitzende zudem die Aufgabe:

  • Versammlungen einzuberufen und zu leiten,
  • Tagesordnungen aufzustellen,
  • den Geschäftsbericht vorzulegen,
  • Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu kontrollieren und zu überwachen,
  • Jahresberichte zu erstellen
  • und als Ansprechpartner in personellen Fragen zu fungieren.

Der 1. Vorsitzender ist Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes.

2. Vorsitzende(r)

Der 2. Vorsitzende ist der Stellvertreter des Vereinsvorsitzenden und muss dementsprechend so gut über die Arbeit des Vorsitzenden informiert sein, dass er die Geschäfte des Vereins in einer Notsituation zeitweise oder längerfristig weiterführen kann.

Der 2. Vorsitzende ist Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes.

1. Rechner (Kassenwart)

Um die ordnungsgemäße Buchführung und Kontakt mit dem Finanzamt kommt kein Verein herum. Für das Amt wählt die Mitgliederversammlung üblicherweise ein fachkompetentes Mitglied des Vereins aus – am besten einen Buchhalter oder Steuerberater – und erteilt ihm die Vollmacht, die finanziellen Angelegenheiten zu verwalten.

Zu den Aufgaben des Kassenwarts gehört es unter anderem:

  • die Kasse zu verwalten,
  • alle Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen und zu archivieren,
  • Betriebsmittel und Vereinsartikel zu beschaffen,
  • Spendenbescheinigungen auszustellen,
  • Rechnungen zu zahlen, zu schreiben und zu mahnen,
  • Mitgliedsbeiträge einzuziehen,
  • Mitgliedsbeitritte zu bearbeiten,
  • Mitgliederzahlen an Verbände zu melden,
  • die Steuererklärung zu erledigen,
  • die Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen
  • und den Haushalt zu planen.

Zudem kümmert er sich in der Regel auch um die Versicherungen des Vereins und die Erschließung von Fördermöglichkeiten und Zuschüssen. Außerdem erstellt der Kassenwart Berichte über die Finanz- und Vermögenslage des Vereins. Damit macht er die Einnahmen und Ausgaben für die Mitgliederversammlung transparent und bietet dem Vorstand eine Übersicht der finanziellen Entwicklung des Vereins.
Die TG07 arbeitet in der Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und bei der Erstellung der Steuererklärung eng mit einem Steuerberater zusammen. Außerdem wurden Prozesse zur Abrechnung der Übungsleitervergütungen sowie die Mitglieder und Beitragsverwaltung digitalisiert und automatisiert. In unserem Verein wird (fast) papierlos gearbeitet!

Der 1. Rechner ist Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes.

2. Rechner

Der 2. Rechner ist der Stellvertreter des 1. Rechners und muss dementsprechend so gut über die Arbeit des 1. Rechners informiert sein, dass er die Aufgaben des 1. Rechners in einer Notsituation zeitweise oder längerfristig weiterführen kann. 1. Rechner und 2. Rechner teilen sich im Alltag die Aufgaben.

Abteilungsleiter

Die TG07 ist ein Mehrspartenverein, dann ist es sinnvoll, für jeden Bereich einen Abteilungsleiter zu benennen. In einem Mehrspartenverein kann es also etwa einen Abteilungsleiter Turnen und einen Abteilungsleiter Handball geben. Die Aufgabe der einzelnen Abteilungsleiter ist es dementsprechend, die Interessen ihrer Sportart gegenüber dem Vorstand und der Sportkoordinatorin zu vertreten und ihren Bereich weiterzuentwickeln. Dazu werden zusammen mit dem Vorstand und den Trainern/Übungsleitern:

  • Ziele formuliert,
  • Übungspläne erarbeitet und kommuniziert,
  • Turniere und Meisterschaften durchgeführt
  • und Informationsmaterialien erarbeitet.

Zudem sind die Abteilungsleiter auch verantwortlich für:

  • Trainer- und Schiedsrichterlizenzen,
  • die Ausweitung der Sportangebote,
  • die Koordination von wiederkehrenden Sportveranstaltungen
  • und die Kontrolle des Spielbetriebs.

Trainer / Übungsleiter

Wenn ein Verein Sportangebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene anbietet, dann braucht er dafür qualifiziertes Personal und vor allem erfahrene Trainer bzw. Betreuer oder Übungsleiter. Trainer stehen im engen Austausch mit den Abteilungsleitern und sind direkt für die technische und strategische Ausrichtung ihrer Mannschaften und das entsprechende Mannschaftstraining verantwortlich. Zu den Aufgaben und Zielen der Trainer im Verein gehört zudem:

  • die Eingliederung neuer Spieler in die jeweiligen Mannschaften,
  • die Erstellung von Trainingsplänen,
  • die Kommunikation mit Spielern, Eltern und Interessenten
  • und die Leistungsüberwachung von Spielern und Schiedsrichtern.

Je nachdem, welche Qualifikationen für das Amt von Vereinsseite gefordert werden, sollten Trainer über einen entsprechenden Übungsleiterschein bzw. eine Trainerlizenz verfügen und sportspezifische Fachkenntnisse mitbringen. Nicht weniger wichtig sind darüber hinaus pädagogische und kommunikative Fähigkeiten.

1. Schriftführer

Der  Schriftführer hat die Aufgabe, die Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen zu protokollieren und die Ergebnisse an den Vorstand und gegebenenfalls an die Mitglieder weiterzuleiten. Zudem unterstützt der Schriftführer den Verein in der Regel bei der Informationsvermittlung und Kommunikation (etwa in Form von Newslettern etc.) und bei Wahlen und Abstimmungen. Und auch das Führen der Mitgliederstatistik, etwaige Planungsaufgaben und das Überwachen der Einhaltung bestimmter Satzungs- und Ordnungsvorschriften während der Mitgliederversammlung können in seinem Verantwortungsbereich liegen. Kommunikationsfähigkeit und guter Ausdruck in Sprache und Schrift gehören deshalb zu den wichtigsten Voraussetzungen für das Amt.

Der erste Schriftführer ist Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes.

2. Schriftführer

Der 2. Schriftführer ist der Stellvertreter des 1. Schriftführers und muss dementsprechend so gut über die Arbeit des 1. Schriftführers informiert sein, dass er die Aufgaben des 1. Schriftführers in einer Notsituation zeitweise oder längerfristig weiterführen kann. 1. Schriftführer und 2. Schriftführer teilen sich im Alltag die Aufgaben.

Pressewart

Der Pressewart – also der Verantwortliche für die Öffentlichkeits- und Pressearbeit – ist für die Außendarstellung bzw. das Image des Vereins verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehört es deshalb:

  • ein schlüssiges Kommunikationskonzept zu erstellen und umzusetzen,
  • den Verein bei der Informationsvermittlung zu unterstützen,
  • Kontakte mit Sponsoren, Gemeinden, Firmen, Interessenten und der Presse zu pflegen,
  • das Netzwerk des Vereins zu erweitern
  • und den Austausch mit anderen Vereinen zu fördern.

Zudem ist der Pressewart auch für die Schaltung etwaiger Anzeigenwerbung in Vereinsbroschüren und Newslettern verantwortlich, verfasst Presseberichte, organisiert den Social-Media-Auftritt des Vereins und pflegt Einladungslisten und relevante E-Mail-Verteiler. Betreibt der Verein eine Webseite oder publiziert anderswo Text, Bild oder Musik, dann muss der Pressewart darüber hinaus sicherstellen, dass keine Urheberrechte verletzt und Informationen stets aktualisiert werden.

(Sonder-)Beauftragte z.B. Jugendbeauftragte

In unserem Verein soll insbesondere die Jugend gefördert werden. Wir verfügen daher über einen Jugendvorstand und eine Jugendvorsitzende die sich für die Belange der Jugend einsetzt und Beschwerden bzw. Verbesserungsvorschläge bündelt sowie zukunftsgerichtete Vorschläge macht und zwischen Mitgliedern, Abteilungsleitern und Vereinsspitze vermittelt.

Sportkoordinatorin

Um die verschiedenen sportbezogenen Rollen im Verein zusammenzubringen und zu koordinieren, gibt es den sogenannten Sportwart. Dessen Aufgabe ist es, die ordnungsgemäße Organisation des Sportbetriebs im Verein zu gewährleisten. Dazu betreut und koordiniert er die Abteilungen und Übungsleiter, verwaltet Sportgeräte und Sportausrüstung und legt in enger Abstimmung mit den anderen Vereinsverantwortlichen Pläne für die Abwicklung des kompletten Trainingsbetriebs vor. Dies beinhaltet u.a. die Verwaltung der Raumbelegungen bei der TG07.

Bauausschuss

Unser Verein verfügt über eine eigene Liegenschaft mit mehreren Gebäuden, eine begrünte Außenanlage und Parkplatz. Das alles muss gepflegt und instandgehalten werden. Auch fallen regelmäßig Baumaßnahmen an, die geplant, umgesetzt und überwacht werden müssen. Der Bauausschuss ist weiterhin verantwortlich für das Putzpersonal und den Hausmeister und delegiert Arbeiten an dieses Personal.

Im Falle von Instandsetzungs- oder Bauarbeiten, die nicht selbst durchgeführt werden, beauftragt der Bauausschuss in Abstimmung mit dem Vorstand Firmen mit den Arbeiten.

Der Bauausschuss holt Angebote ein und überwacht die Arbeiten der beauftragten Firmen. Im Falle von Baumaßnahmen beinhaltet die Arbeit des Bauausschusses auch planerische Tätigkeiten ggf in Zusammenarbeit mit einem beauftragen Architekten.

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