Unser neues Buchungssystem “Yolawo”

yolawo Buchungssystem

Wir müssen Kontaktverfolgungslisten pflegen, Negativnachweise der Übungsleiter dokumentieren, sicherstellen, dass Teilnehmerzahlen in den Angeboten nicht überschritten werden, Kursgebühren verrechnen und nicht zuletzt erfordert die Umsetzung der sich regelmäßig ändernden Corona-Verordnungen viele organisatorische Abstimmungen. Die Corona-Pandemie hat so zu zusätzlichen Aufwänden in der Verwaltung geführt.

Um den organisatorischen Aufwand beherrschbar zu machen, führt auch für uns kein Weg vorbei an der Digitalisierung. Für Mitglieder von einigen Abteilungen aus unserem Verein wirkt sich dies dahingehend aus, dass ab sofort Anmeldungen zu Angeboten online über unsere Homepage erfolgen.

Wozu wird YOLAWO eingesetzt?

Aktuell setzen wir das Buchungssystem YOLAWO in der Turn- und Fitnessabteilung sowie für einige Veranstaltungen (Himmelsleiterlauf, Dotter-Lauf) ein, damit unsere Mitglieder und Gäste unsere Angebote buchen und ihre Buchungen nachfolgend verwalten können.

Was sind die Vorteile für unsere Mitglieder und Gäste?

Transparenz bei der Auslastung der Angebote:
Vor der letzten Welle kam es vor, dass wir Teilnehmer vor der Halle wieder nach Hause schicken mussten, weil die zulässige Teilnehmerzahl erreicht wurde.
Mit unserem Buchungssystem gehört dies der Vergangenheit an. Auf unserer Homepage kann man z.B. in unserer Fitness-Wochenschau sehen, wie aktuell die Auslastung der einzelnen Angebote am jeweiligen Tag ist.

Online-Buchung und -Stornierung:
Die Buchung der Teilnahme an unseren Angeboten erfolgt, in dem man z.B. auf das gewünschte Angebot aus unserer Wochenschau klickt und seine Anmeldedaten eingibt. Die Anmeldung wird anschließend mit einer automatisch generierten Mail bestätigt. Wenn man sich zu einem Angebot angemeldet hat und am Tag des Angebots stellt sich heraus, dass doch etwas dazwischengekommen ist, kann man seine Teilnahme über einen Link aus der Bestätigungsmail, die bei der Anmeldung versendet wurde, wieder stornieren. Man gibt somit seinen Platz für andere Teilnehmer wieder frei. So kann es sich lohnen auch dann einen Platz zu buchen, wenn das Angebot ausgebucht ist. In diesem Fall wird man auf eine Warteliste gesetzt und kann nachrücken, sobald jemand storniert hat.

Online-Zahlung bei kostenpflichtigen Angeboten
Jeder ist gewohnt beim Online shopping komfortable Online Zahlungsmöglichkeiten zu nutzen. Bei unseren Kursteilnahmen ist es bisher immer notwendig gewesen, Papierformulare wiederholt auszufüllen um dem Verein ein Lastschriftmandat zu erteilen. Das ist recht umständlich und verursacht auch in unserer Geschäftsstelle recht hohe Verwaltungsaufwände und damit auch Kosten für den Verein.
Bei kostenpflichtigen Angeboten wollen wir mittelfristig die Möglichkeit der Online-Zahlung ausbauen. Bei einigen Angeboten nutzen wir diese Möglichkeit schon jetzt. Da das Anbieten von Online Zahlmethoden mit vielen Auflagen verbunden ist, nutzen wir über yolawo den zertifizierten Zahlungsdienstleister Adyen, der für führende Unternehmen weltweit (z. B. Booking.com, Easyjet, Ebay, Flixbus) Online-Bezahlungen abwickelt. Adyen gehört zu den Top 3 Zahldienstleistern auf der Welt. In diesem Artikel vom Business Insider (Was den Bezahldienstleister Adyen so erfogreich macht) kannst du sehen, dass auch weitere deutsche Firmen wie beispielsweise Eventim auf eine Integration von Adyen vertrauen.
Die Teilnahmegebühren der einzelnen Buchungen werden auf einem Adyen-Treuhandkonto gesammelt und bei Angebots-Start, in einer Überweisung, an die TG07 Eberstadt ausgezahlt (siehe auch Datenschutz unten).

Check In durch die Übungsleiter
Zu Beginn des Trainings führt der oder die ÜbungsleiterIn einen Checkin für die Anwesenden Teilnehmer durch. So kommen wir der Pflicht zur Dokumentation einer Kontaktverfolgungsliste während der Corona Pandemie nach. Die Dokumentation von Anwesenheitslisten sind weiterhin für den Versicherungsschutz durch die ARAG Sportversicherung notwendig. Die Listen werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Was ist mit Mitgliedern ohne Internetzugang?

Wir wollen niemanden mit Einführung der Online-Buchungen ausgrenzen oder abhängen. Insbesondere unter den älteren Mitgliedern kommt es häufig vor, dass diese weder über Internetzugang noch über Smartphone verfügen oder einfach nicht mit diesen Technologien vertraut sind.
Bei Angeboten die ausschließlich auf Senioren ausgerichtet sind, setzen wir daher entweder weiterhin Papierformulare ein, oder die Übungsleiter übernehmen für die Teilnehmer das Einbuchen in unser Buchungssystem.

Datenschutz

Beim Besuch derjenigen Unterseiten dieser Webseite, die das Yolawo-Buchungssystem eingebettet haben, wird eine direkte Verbindung zu den Yolawo-Servern hergestellt. Da die Nutzung des Yolawo-Buchungssystems im Interesse einer nutzerfreundlichen Online-Buchung erfolgt, besteht ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle personenbezogenen Daten, die bei einer Anmeldung über das Yolawo-Buchungssystem eingegeben werden, werden somit auch an Yolawo übermittelt. Wir haben mit Yolawo eine vertragliche Vereinbarung zur Verarbeitung der Daten i.S.d. Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Yolawo und seine Dienstleistungspartner (z. B. der zertifizierte Zahldienstleister Adyen BV, Simon Carmiggelstraat 6 – 50, 1011 DJ Amsterdam) nutzen diese Daten ausschließlich dazu, die eingegangen Buchungen und Bezahlungen im Auftrag der TG07 Eberstadt e.V. abzuwickeln. Es wird somit sichergestellt, dass weder Yolawo noch Dritte die Daten für andere Zwecke als für die Abwicklung der Buchungen nutzen dürfen.

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